Com que frequência você se sente estressado olhando para papéis empilhados em sua mesa, navegando por centenas (e para muitas pessoas, milhares!) de e-mails ou procurando seus óculos, um livro, um formulário ou um equipamento?
Sua capacidade de realizar qualquer tarefa ou meta está diretamente relacionada à sua capacidade de encontrar o que você precisa, quando precisa – e essa capacidade é essencial para qualquer organização, para cumprir sua missão, atender seus clientes, minimizar riscos legais e reduzir despesas gerais de custos. Em outras palavras, um bom negócio requer o que chamo de “Ambiente Produtivo” – um ambiente intencional no qual todos podem realizar seu trabalho e aproveitar suas vidas.
Embora as condições econômicas atuais exijam que as organizações façam “mais com menos” e a tecnologia avance, os indivíduos estão sobrecarregados com “demais” – de tudo – e-mail, papel, projetos, reuniões e interrupções. Então, o que você pode fazer para superar esses obstáculos? O primeiro passo é eliminar a desordem física, digital e de “sistemas”.
Enquanto os escritórios estão cheios de papel e nossos computadores com arquivos eletrônicos, outros tipos de bagunça, como material de escritório não utilizado e equipamentos desatualizados, também custam dinheiro e ocupam um espaço precioso. E depois há aqueles cartões de visita não identificados que você coletou em eventos de networking, há meses e até anos atrás. E os pacotes de mostarda do delivery, estão ali há quantos anos?
A maioria das pessoas nunca recebeu um processo para eliminar a desordem em suas vidas, e a menos que elas “nasçam organizadas”, ou tenham sido criadas em uma família onde isso foi modelado, ou trabalhou com alguém que as ensinou, elas são deixadas para seus próprios méritos – o que raramente funciona.
Então isso explica a “desordem física e digital”. Mas o que é “desordem de sistemas”? Uma garotinha observou sua mãe cortando a ponta do presunto antes de colocá-lo no forno. “Por que você cortou a ponta do presunto, mamãe?” ela perguntou. “Não sei”, respondeu a mãe. “Vá perguntar à vovó. Foi o que ela sempre fez.” A garotinha correu para a avó e fez a pergunta. Sua avó respondeu: “Oh, querida! Eu não tinha uma panela grande o suficiente para o presunto inteiro, então cortei as pontas para que coubesse!”
Quantos sistemas você está mantendo que não estão contribuindo para um negócio lucrativo e sustentável?
Poucos funcionários estão dispostos a correr o risco de se livrar de algo por medo de que outra pessoa – especialmente o chefe – possa querer. Além disso, é um trabalho chato e eles têm “trabalho real” para fazer! Então, aqui estão quatro perguntas simples a serem feitas para tornar seu escritório um ambiente mais produtivo.
- Este item está me ajudando a realizar meu trabalho ou desfrutar minha vida?
- Quem mais poderia achar esse item valioso?
- Qual é a pior coisa que poderia acontecer se eu não o tivesse?
- Se eu me livrasse disso e estivesse errado, poderia viver com as consequências?
Então aqui está o meu desafio para você! É sempre fácil ver o que outras pessoas precisam fazer para tornar seu espaço de trabalho mais produtivo, mas quão produtivo é o seu ambiente? Vamos descobrir! Clique aqui para obter agora a sua pontuação de ambiente produtivo (em Inglês).
E se você é o chefe, não deixe de perguntar sobre o nosso “Dia do Ambiente Produtivo™” — um evento de um dia que educa e capacita todos os seus funcionários para tornar seu escritório um “Ambiente Produtivo™” que reflete verdadeiramente a qualidade de seus produtos e serviços, e onde todos possam realizar seu trabalho e desfrutar de suas vidas!
Barbara Hemphill é a autora do livro best-seller, Taming the Paper Tiger, que foi fundamental para o lançamento do Productive Environment Institute, ajudando milhares de pessoas a limpar a desordem, se organizar e, finalmente, ter uma melhor qualidade de vida. Ela é a fundadora do Shepherd’s House Ministry na Índia para demonstrar o poder dos princípios bíblicos para salvar vidas e promover o empreendedorismo.
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